Das Angebot ist raus. Und dann?
Fragen Sie in Ihrem Vertrieb einmal nach, was mit den Angeboten der letzten sechs Monate passiert ist. Nicht, wie viele angenommen wurden — das weiß jeder. Sondern: Bei wie vielen hat danach jemand angerufen.
Meistens war es niemand. Es gibt einen Stapel, bei dem der Kunde sich von selbst gemeldet hat, und einen weit größeren, bei dem nichts passiert ist. Die zweite Gruppe wird nach ein paar Wochen stillschweigend als verloren verbucht, ohne dass jemals jemand gefragt hätte, ob sie das wirklich ist.
Bis dahin hat der Betrieb alles richtig gemacht: angerufen, hingefahren, gerechnet, geschrieben. Und dann hört er auf.
Was in einem Angebot steckt, bevor es rausgeht
Rechnen Sie einmal zusammen, was bis zur abgeschickten PDF alles passiert ist. Für ein mittleres Angebot im Investitionsgüter-Geschäft sieht das ungefähr so aus.
Beispielrechnung
Was ein Angebot kostet, bevor es rausgeht
Ein mittleres Angebot im Maschinen- oder Gerätegeschäft, in Arbeitsstunden. Größenordnungen aus Projekten unserer Kundschaft, kein bestimmter Fall.
Erstkontakt und Qualifizierung
2,0 h
Anrufe, Recherche, herausfinden ob Bedarf, Budget und Zuständigkeit passen
13,3 %
Anfahrt und Gesprächstermin
5,0 h
Hin, Gespräch, zurück und Nachbereitung — bei einer Vorführung deutlich mehr
33,3 %
Technische Klärung im Haus
3,0 h
Konstruktion und Fertigung prüfen, ob und wie es machbar ist
20,0 %
Kalkulation und Angebotstext
4,0 h
Positionen, Preise, Lieferzeit, Bedingungen — meist von jemandem, der auch verkauft
26,7 %
Rückfragen und Abstimmung
1,0 h
Zwischendurch, verteilt über mehrere Tage
6,7 %
Investiert, bevor das Angebot überhaupt gelesen wird
15 Stunden
Fünfzehn Stunden, in denen mindestens drei Leute im Haus beschäftigt waren, plus Fahrtkosten. Der Anruf, der danach fehlt, dauert zehn Minuten. Das ist gut ein Prozent der bisherigen Arbeit — und es ist das eine Prozent, das darüber entscheidet, ob die anderen neunundneunzig etwas wert waren.
Warum trotzdem niemand anruft
Drei Gründe, und keiner davon heißt Faulheit.
Der erste: Es fühlt sich nach Betteln an. Wer anruft und fragt, ob schon entschieden wurde, steht in seiner eigenen Wahrnehmung als Bittsteller da. Das ist ein unangenehmes Gefühl, besonders für Menschen, die sich sonst als Fachleute begegnen. Und es stimmt sogar, wenn man ohne Anlass anruft. Mit Anlass sieht die Sache anders aus — dazu weiter unten mehr.
Der zweite: Solange man nicht fragt, lebt die Hoffnung. Ein offenes Angebot fühlt sich besser an als ein abgelehntes. Wer nicht nachfasst, muss das Nein nicht hören und kann die Zahl im Vertriebsbericht weiter mitschleppen. Verständlich. Ändert nur nichts daran, dass der Vorgang tot ist.
Der dritte: Es ist niemandes Aufgabe. Das Angebot ist raus, der Vorgang gilt als erledigt, die nächste Anfrage liegt schon da. Ohne eine Wiedervorlage mit Datum passiert das Nachfassen nicht — nicht aus Unwillen, sondern weil nichts daran erinnert.
Was der Kunde in der Zwischenzeit denkt
Die Vorstellung, man würde stören, ist meistens falsch. Sehen Sie sich an, was auf der anderen Seite passiert.
Der Kunde hat Ihr Angebot bekommen und in einen Ordner gelegt. Er hat drei andere auch. Er hat eine Woche später zwei Baustellen, einen Ausfall und eine Betriebsprüfung. Ihr Angebot ist nicht abgelehnt worden — es ist einfach nach unten gerutscht.
Oft wartet er sogar darauf, dass sich jemand meldet. Nicht, weil er unsicher wäre, sondern weil ein Anruf ihm die Arbeit abnimmt, das Thema selbst wieder hochzuholen. Wer in dieser Lage anruft und eine nützliche Information mitbringt, stört nicht, sondern nimmt ihm Arbeit ab.
Ein Plan, den man durchhält
Nachfassen scheitert selten am guten Willen und fast immer daran, dass es nicht verabredet ist. Deshalb hilft ein fester Ablauf mehr als jede Motivation. Klicken Sie sich durch die Stationen.
Tag 0 · Beim Verschicken
Der Termin wird im Angebot verabredet
„Ich schicke Ihnen das heute zu und melde mich Donnerstag nächster Woche einmal kurz, ob Sie Fragen dazu haben.“
Damit ist der spätere Anruf kein Nachfassen mehr, sondern ein verabredeter Termin. Dieser eine Satz erspart Ihnen das ganze unangenehme Gefühl der nächsten Wochen.
Tag 2 · Die Nachlieferung
Etwas nachschieben, das im Termin aufkam
„Sie hatten im Termin nach der Ersatzteilversorgung gefragt — die Übersicht dazu hänge ich Ihnen hier noch an.“
Das ist kein Nachfassen, sondern eine Lieferung — und wer im Termin mitschreibt, hat dafür immer etwas: ein Datenblatt, eine Zeichnung, eine Zahl, die er nachsehen wollte. Ob das Angebot angekommen ist, erfahren Sie dabei nebenbei, ohne danach fragen zu müssen.
Tag 10 · Der verabredete Anruf
Fragen zum Angebot?
„Wie besprochen melde ich mich kurz. Haben Sie das Angebot durchgesehen, gibt es Punkte, die ich erklären soll?“
Der wichtigste Anruf der ganzen Kette. Er ist verabredet, also nicht aufdringlich. Und er kommt früh genug, dass das Thema beim Kunden noch präsent ist.
Tag 25 · Anruf mit Anlass
Etwas Neues mitbringen
„Wir haben gerade eine ähnliche Anlage bei einem Betrieb in Ihrer Größe in Betrieb genommen — falls das für Ihre Überlegung hilft, schicke ich Ihnen die Eckdaten.“
Ab hier braucht jeder Anruf einen Grund, der nicht Ihr Angebot ist: eine Referenz, ein Liefertermin, der sich ändert, eine technische Ergänzung. Ohne Anlass wird es zur Nachfrage — und die nervt.
Tag 45 · Die klare Frage
Ist das Thema noch aktuell?
„Ich möchte Sie nicht mit Anrufen behelligen. Sagen Sie mir einfach, ob das Thema bei Ihnen noch läuft oder ob ich es aus der Wiedervorlage nehmen soll.“
Die ehrlichste Frage der Liste, und sie wird fast immer gut aufgenommen. Sie gibt dem Kunden die Möglichkeit, ohne Gesichtsverlust abzusagen — und Ihnen die Klarheit.
Danach · Wiedervorlage oder Schluss
Beides ist ein Ergebnis
„Verstanden, dann melde ich mich im Frühjahr noch einmal — oder gar nicht mehr, ganz wie Sie wollen.“
Wenn das Projekt verschoben ist, gehört ein Datum in die Wiedervorlage. Wenn es weg ist, gehört es aus der Liste. Was nicht geht, ist der Zustand dazwischen: ein Vorgang, der ewig offen bleibt und jeden Monat schlechte Laune macht.
Ein Vorschlag, keine Vorschrift — bei längeren Projektzyklen zieht sich alles auseinander.
Der Unterschied: Anlass statt Nachfrage
Es gibt zwei Arten, nach einem Angebot anzurufen. Sie unterscheiden sich in einem Punkt: ob der Anruf dem Anrufer nutzt oder dem Angerufenen.
„Ich wollte mal hören, ob Sie schon entschieden haben“ nutzt dem Anrufer. Der Kunde merkt das sofort, und deshalb fühlt es sich für beide Seiten unangenehm an. „Der Liefertermin für die Baureihe hat sich um drei Wochen nach vorn verschoben, das wollte ich Ihnen sagen, bevor Sie planen“ nutzt dem Angerufenen. Die Absicht ist dieselbe und die Frage am Ende auch. Das Gespräch ist ein anderes.
Ein Anlass muss nichts Großes sein. Ein neuer Referenzkunde in ähnlicher Größe. Eine Preisanpassung, die ansteht. Ein Ersatzteil, das jetzt lagernd ist. Eine Frage, die ein anderer Kunde zum selben Gerät gestellt hat. Wer sich angewöhnt, solche Kleinigkeiten zu notieren, hat immer einen Grund zum Anrufen — und braucht nie wieder den Satz mit dem Entscheiden. Was zurückkommt, ist oft einer von sechs Sätzen, die nach Nein klingen und keins sind; was dahintersteckt, steht in „Wir haben schon einen Lieferanten“.
Das Nein ist das zweitbeste Ergebnis
In vielen Vertrieben gilt ein offenes Angebot als besser als ein abgelehntes. Das ist verkehrt herum gedacht.
Ein klares Nein kostet Sie nichts mehr — die fünfzehn Stunden sind ohnehin ausgegeben. Es bringt Ihnen aber drei Dinge: Die Wiedervorlage ist frei, der Vertriebsbericht stimmt wieder, und in vier von fünf Fällen erfahren Sie nebenbei, warum. Zu teuer, Lieferzeit, ein Detail in der Ausführung, oder der Wettbewerber hat etwas mitgeliefert, woran Sie nicht gedacht haben. Diese Information ist bares Geld für das nächste Angebot, und Sie bekommen sie nur, wenn Sie fragen.
Was Sie mit einem offenen, aber toten Vorgang bekommen, ist dagegen nichts — außer einer Zahl in der Statistik, die niemandem hilft.
Wer das machen sollte
Nicht zwingend der Verkäufer, der das Angebot geschrieben hat. Das klingt zunächst falsch, hat aber zwei gute Gründe.
Erstens: Wer selbst kalkuliert hat, ruft ungern an. Er steht dabei gefühlt für seinen eigenen Preis gerade, und daraus entsteht die Bittsteller-Haltung, um die es oben ging. Ein anderer, der nur den Stand klärt und keine Preisverhandlung führen darf, macht diesen Anruf deutlich leichter — für beide Seiten.
Zweitens: Nachfassen ist kein Talent, sondern eine Liste mit Daten. Wer ohnehin eine Wiedervorlage führt, telefoniert und protokolliert, kann die offenen Angebote gleich mitnehmen. Wir hängen das bei unserer Telefonakquise auf Wunsch mit dran: Die Kette aus Anruf, Notiz und Wiedervorlage läuft ja schon, und ein offenes Angebot ist darin nur ein weiterer Eintrag mit Datum. Die Preisverhandlung bleibt dabei in jedem Fall bei Ihnen — wir klären den Stand, nicht die Konditionen.
Wann Sie aufhören sollten
Beharrlich ist nicht dasselbe wie lästig, und die Grenze ist klarer, als die meisten denken: Sie verläuft dort, wo der Angerufene keinen Nutzen mehr hat.
Wer nach dem fünften Anruf immer noch nichts anderes fragt als nach dem Stand, hat den Punkt überschritten. Wer eine klare Absage bekommen hat und trotzdem weiter anruft, ebenfalls. Und wer merkt, dass der Ansprechpartner konsequent nicht zurückruft, sollte das als Antwort lesen und die Energie in den nächsten Vorgang stecken.
Umgekehrt gilt: Zwei Anrufe und eine Mail sind kein Belästigen. Das ist das Minimum, das ein Angebot verdient, in dem fünfzehn Stunden Arbeit stecken. Wer davor zurückschreckt, verschenkt Aufträge an Wettbewerber, die einfach nur angerufen haben. Warum solche Anrufe im Betrieb so häufig unterbleiben, steht übrigens in Ihr Verkäufer will keine neuen Kunden — die Mechanik dahinter ist dieselbe.
