Leitfaden · Kaltakquise
Ein Termin kostet
400 bis 800 Euro.
Je nachdem, was Sie verkaufen, ist das geschenkt oder rausgeworfen. Die vollständige Rechnung: was ein qualifizierter Termin kostet, was er wert sein muss und wie sich die drei Wege dorthin wirklich vergleichen.
Lesezeit 14 Minuten
Was die Stunde kostet,
ist die falsche Frage.
Sie kommt trotzdem in jedem zweiten Erstgespräch, und sie ist verständlich: Bei jedem anderen Dienstleister vergleicht man so. Bei Akquise führt sie zuverlässig zur falschen Entscheidung.
Der Grund ist einfach. Eine Stunde Telefonieren ist kein Ergebnis. Zwei Anbieter können denselben Stundensatz nehmen und dabei völlig Verschiedenes tun: Der eine wählt sechzig Nummern und liest ein Skript herunter, der andere recherchiert zwanzig Betriebe vor, spricht mit acht Menschen und schreibt hinterher auf, was gesagt wurde. Dieselbe Stunde, derselbe Preis, ein anderes Ergebnis.
Die Frage, die trägt, lautet deshalb anders: Was kostet ein Termin, an dem Ihr Verkäufer nicht umsonst hinfährt? Und unmittelbar danach: Was darf er kosten, damit er sich rechnet? Beides lässt sich ausrechnen, und beides steht auf dieser Seite.
Vorweg, damit klar ist, worüber wir sprechen: Ein Termin in diesem Sinne ist kein „Schicken Sie mal Unterlagen“. Es ist ein Gesprächstermin bei einem Betrieb, bei dem vorher geprüft wurde, dass es Bedarf, Budget, eine zuständige Person und einen Zeitrahmen gibt — die vier Punkte, die im Klartext zur BANT-Qualifizierung stehen. Wer anders zählt, kommt auf ganz andere Zahlen. Das ist der häufigste Grund, warum zwei Angebote unvergleichbar sind.
300 Anrufe.
Drei bis sechs Termine.
Ohne diese Kette ist jede Kostenrechnung Kaffeesatz. Sie steht ausführlich im Leitfaden zur Kaltakquise; hier nur so weit, wie die Rechnung sie braucht.
- 300 Wählversuche im Monat. Jeder mit Nummer, Datum und Ergebnis. Das ist die Obergrenze bei einer Arbeitsweise, die vor dem Anruf recherchiert und danach protokolliert.
- Rund 120 erreichte Ansprechpartner. Die anderen sind in der Werkstatt, auf der Baustelle oder in einer Sitzung. Deshalb ist die Wiedervorlage kein Nebenprodukt, sondern der halbe Job.
- Etwa 40 echte Gespräche. Erreicht heißt nicht gesprochen. Vierzig Mal kommt es zu einem Austausch, der länger dauert als zwanzig Sekunden.
- Rund 10 mit konkretem Bedarf. Es gibt ein Projekt, einen Auslöser oder einen Termin am Horizont.
- 3 bis 6 geprüfte Termine. Was nach der Prüfung auf Budget, Zuständigkeit, Bedarf und Zeitpunkt übrig bleibt. Das ist die Zahl, mit der wir rechnen.
Diese Kette ist ein Schema aus unserer Arbeit, keine Garantie. Sie schwankt mit dem Markt, dem Produkt und der Jahreszeit. In einem eng besetzten Markt mit dreihundert möglichen Kunden sieht sie anders aus als in einem mit dreitausend.
2.490 Euro,
geteilt durch vier.
Unser Auftrags-Motor kostet ab 2.490 € im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Darin stecken bis zu 300 Anrufe, die Prüfung jedes Termins und der wöchentliche Bericht. Der Rest ist Grundrechenart.
Gerechnet mit dem Einstiegspreis, netto. Der bindende Preis steht im schriftlichen Angebot.
Das ist die ehrliche Spanne: zwischen rund 400 und rund 800 Euro je geprüftem Termin. Wir nennen bewusst nicht die untere Zahl allein, obwohl sie besser aussieht. In den ersten beiden Monaten liegt die Ausbeute regelmäßig am unteren Rand, weil die Liste erst aufgebaut wird und die Wiedervorlagen noch fehlen. Die guten Monate kommen ab Monat drei, wenn das Nachfassen trägt.
Wer Ihnen 150 Euro je Termin anbietet, rechnet nicht besser. Er zählt anders — bei diesem Preis ist jedes „Schicken Sie mal was rüber“ ein Termin. Woran man das erkennt, steht im Text über das Callcenter-Fließband.
Was ein Termin
wert sein muss.
Die Kosten kennen Sie jetzt. Interessanter ist die andere Seite: Was bringt ein Termin, und ab wann lohnt er sich? Drei Zahlen aus Ihrem Betrieb genügen. Schieben Sie die Regler.
35.000 Euro je Auftrag
25 Prozent
6 Termine je Abschluss
Ein Abschluss bringt
8.750 Euro Deckungsbeitrag
Ein Termin ist damit wert
1.458 Euro
Bei 600 € je Termin bleiben
858 Euro je Termin übrig
Das trägt deutlich. Hier ist nicht der Preis die Frage, sondern ob genug Termine zusammenkommen.
Gerechnet gegen 600 € je Termin, den Mittelwert unserer Spanne. Deckungsbeitrag heißt: Umsatz abzüglich der Kosten, die nur wegen dieses Auftrags entstehen — nicht der Gewinn nach allen Gemeinkosten. Ein Schema mit Ihren Zahlen, kein Angebot.
Der Regler zeigt schnell, warum dieselbe Leistung für den einen ein Schnäppchen und für den anderen unbezahlbar ist. Bei einem Anbaugerät für 35.000 Euro rechnet sich ein Termin für 600 Euro auch dann noch, wenn erst jeder zehnte zum Auftrag führt. Bei einem Verschleißteil für 800 Euro rechnet er sich nie — da führt der Weg über den Katalog, den Newsletter und den Händler.
Das ist auch der Grund, warum wir bei manchen Anfragen absagen. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, wird sie durch gute Arbeit am Telefon nicht besser.
Der billigste Termin ist der,
zu dem niemand hinfährt.
Ein unqualifizierter Termin kostet einen Verkäufertag, nicht null Euro
Drei Wege,
je Termin gerechnet.
Im Kaltakquise-Leitfaden stehen dieselben drei Wege mit ihren Jahreskosten. Hier sind sie auf die Einheit heruntergebrochen, die zählt. Klicken Sie sich durch.
450–700 €
Eigene Kraft im Innendienst
Jemand im Haus, der telefoniert.
Kostet im Jahr
55.000–70.000 € Vollkosten
Anlauf
drei bis sechs Monate
Termine im Jahr
etwa 20 bis 35
Die Rechnung: 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr mit Nebenkosten, Arbeitsplatz und Technik. Wenn diese Person die Hälfte ihrer Zeit telefoniert und dabei auf dasselbe Mengengerüst kommt, sind das etwa 20 bis 35 Termine im Jahr. Macht 450 bis 700 Euro je Termin — ungefähr dasselbe wie extern.
Spricht dafür
- Kennt Ihre Geräte nach einem halben Jahr besser als jeder Externe
- Sitzt im Haus, hört den Flurfunk, kann direkt nachfragen
- Bei genug Arbeit die günstigste Stunde
Spricht dagegen
- Drei bis sechs Monate Vorlauf, wenn Sie überhaupt jemanden finden
- Urlaub und Krankheit reißen Löcher in die Wiedervorlage
- Wird im Alltag zur Ersatzkraft für alles Mögliche
- Unterbeschäftigung ist teurer als jeder Dienstleister
Passt, wenn: genug gleichartige Akquisearbeit anfällt, um eine Stelle wirklich zu füllen — und wenn jemand da ist, der diese Person fachlich anleiten kann.
0 €
Der Verkäufer macht es nebenbei
Auf dem Papier umsonst, in Wahrheit der teuerste Weg.
Kostet auf dem Papier
nichts
Kostet wirklich
die Stunde beim Bestandskunden
Passiert
schubweise oder gar nicht
Auf keiner Rechnung, und trotzdem der teuerste Weg. Eine Stunde Kaltakquise Ihres Außendienstlers kostet Sie nicht nur seinen Stundenanteil, sondern die Stunde beim Bestandskunden, die dafür ausfällt. Und sie findet meistens gar nicht statt: Gegen die akute Anfrage im Postfach verliert die Kaltakquise jeden Dienstagvormittag.
Spricht dafür
- Sofort verfügbar, kein Anlauf
- Fachlich unschlagbar — er kennt jede Anwendung
- Bei wenigen, großen Zielkunden der richtige Weg
Spricht dagegen
- Passiert schubweise oder gar nicht
- Keine Dokumentation, kein Nachfassen, keine Wiedervorlage
- Die verdrängte Bestandskundenzeit taucht in keiner Rechnung auf
- Gute Verkäufer telefonieren ungern kalt — das ist ein anderer Beruf
Passt, wenn: Ihr Markt aus zwanzig Betrieben besteht, die Ihr Verkäufer ohnehin alle kennt. Dann braucht es keine Systematik, sondern Beharrlichkeit.
415–830 €
Ein fester Dienstleister
Ein fester Rhythmus von außen, mit Bericht.
Kostet im Monat
ab 2.490 € zzgl. MwSt.
Anlauf
zwei bis vier Wochen
Termine im Monat
3 bis 6, geprüft
Ab 2.490 Euro im Monat, geteilt durch drei bis sechs geprüfte Termine: 415 bis 830 Euro. Die Spanne ist die ehrliche Antwort — in den ersten Monaten liegt sie oben, ab Monat drei unten. Empfohlene Laufzeit zwölf Monate, weil die Termine beim Nachfassen entstehen und nicht bei der Erstansprache.
Spricht dafür
- Zwei bis vier Wochen bis zur ersten Welle
- Fester Rhythmus, Wiedervorlage kennt keinen Urlaub
- Jeder Termin geprüft, bevor Ihr Verkäufer losfährt
- Nach oben und unten anpassbar
Spricht dagegen
- Kennt Ihre Geräte nie so gut wie Ihre eigenen Leute
- Braucht am Anfang zwei Wochen Ihrer Zeit für die Einarbeitung
- Ohne festen Ansprechpartner bei Ihnen läuft es ins Leere
- Rechnet sich erst ab einem Auftragswert, der die Termine trägt
Passt, wenn: Sie regelmäßig Termine brauchen, aber keine ganze Stelle füllen — der Normalfall im industriellen Mittelstand.
Die Überraschung für die meisten: Weg eins und Weg drei kosten je Termin ungefähr dasselbe. Der Unterschied liegt woanders — im Anlauf, im Ausfallrisiko und in der Frage, ob es überhaupt passiert. Weg zwei sieht auf dem Papier kostenlos aus und ist in Wahrheit der teuerste, weil er die produktivste Zeit im Betrieb verbraucht. Warum das kein Zufall ist, steht im Text Marketing macht der, der gerade Zeit hat.
Was in keinem
Angebot steht.
Der Preis für den Termin ist nicht der Preis für den Auftrag. Vier Posten fallen bei Ihnen an, egal wer telefoniert — rechnen Sie sie mit, sonst vergleichen Sie Halbes mit Ganzem.
- Der Verkäufertag. Anfahrt, Gespräch, Rückfahrt, Nachbereitung: Ein Außentermin kostet selten unter einem halben Tag. Bei Vollkosten von 60 bis 80 Euro je Stunde sind das 250 bis 400 Euro, bevor jemand ein Wort gesagt hat. Genau deshalb ist die Prüfung vorher kein Luxus.
- Die Vorführung. Wenn ein Gerät mit muss, kommen Transport, Rüstzeit und die Verfügbarkeit des Vorführgeräts dazu. Bei Baumaschinen ist das oft der größte Einzelposten der ganzen Kette.
- Ihre Zeit in den ersten zwei Wochen. Wer telefoniert, muss wissen, was er verkauft. Das kostet Sie am Anfang etwa zwei Halbtage: Produkte, Zielkunden, typische Einwände, wer im Betrieb was entscheidet. Ohne diese Einarbeitung wird jeder Anbieter beliebig.
- Der Auftritt, der den Anruf trägt. Nach jedem guten Gespräch googelt der Angerufene die Firma. Was er dann sieht, entscheidet mit über den Termin. Eine Website, die zehn Jahre alt aussieht, macht die Arbeit am Telefon teurer — was das in Zahlen bedeutet, steht im Leitfaden zur Industrie-Website.
Sechs Arten,
sich zu verrechnen.
Alle sechs haben wir in Angebotsvergleichen gesehen, die uns Betriebe gezeigt haben.
Termine zählen, die keine sind
Der häufigste Fehler und der teuerste. Wenn ein Anbieter „Termin“ sagt und „hat nicht sofort aufgelegt“ meint, sind 150 Euro je Termin teurer als 800. Fragen Sie nach der Definition, bevor Sie Preise vergleichen: Was genau ist geprüft, bevor der Termin an den Vertrieb geht?
Nach zwei Monaten aufhören
Die teure Erstansprache ist dann bezahlt, die Ernte kommt aber im Nachfassen — typischerweise ab Monat drei. Wer nach acht Wochen abbricht, hat den Anlauf finanziert und geht kurz vor dem Ergebnis vom Feld. Deshalb empfehlen wir zwölf Monate und nicht drei.
Den Verkäufertag vergessen
Der Termin kostet 600 Euro, der Besuch noch einmal 300 bis 400. Wer nur die erste Zahl vergleicht, wählt zuverlässig den Anbieter, der mehr unqualifizierte Termine liefert — und zahlt die Differenz hinterher in Verkäuferzeit.
Mit dem Umsatz statt mit dem Deckungsbeitrag rechnen
Ein Auftrag über 35.000 Euro bringt nicht 35.000 Euro. Wer mit dem Umsatz rechnet, kommt auf Ergebnisse, die jede Investition rechtfertigen — auch die falsche. Nehmen Sie den Betrag, der nach den auftragsbezogenen Kosten übrig bleibt.
Den ersten Auftrag als Maßstab nehmen
Ein Kunde, der einmal kauft, kauft im Investitionsgüter-Geschäft oft über Jahre — Ersatzteile, das zweite Gerät, der Serviceauftrag. Wer nur den Erstauftrag gegenrechnet, unterschätzt den Wert eines Termins erheblich. Wer den gesamten Kundenwert ansetzt, redet sich dagegen jeden Preis schön. Die Wahrheit liegt beim Erstauftrag plus einer vorsichtigen Verlängerung.
Anrufe zählen statt Ergebnisse
„Tausend Anrufe im Monat“ klingt nach mehr als 300 und ist meistens weniger wert. Bei tausend Anrufen bleibt keine Zeit für Recherche vor dem Gespräch und Protokoll danach — und genau daraus entstehen die Wiedervorlagen, die später die Termine bringen.
Wann sich das
nicht rechnet.
Wir verdienen Geld mit Kaltakquise. Trotzdem sagen wir in diesen Fällen ab — die Rechnung geht nicht auf, und daran ändert gute Arbeit nichts.
Wenn der Auftragswert zu klein ist. Unter etwa 5.000 Euro Auftragswert wird es eng, unter 2.000 Euro rechnet es sich praktisch nie. Ein Termin für 600 Euro braucht einen Deckungsbeitrag, der ihn trägt. Für Verschleißteile und Kleingeräte ist der Weg über Katalog, Newsletter und Händler der richtige.
Wenn der Markt zu klein ist. Bei fünfzig möglichen Kunden ist die Liste nach zwei Monaten einmal durch. Danach telefonieren Sie gegen dieselben fünfzig Betriebe an, und das nervt mehr, als es bringt. Dann gehört die Akquise zum Vertrieb und nicht zu einem Dienstleister. Wie groß ein Markt sein muss, damit sich eine Liste trägt, steht im Leitfaden zur Zielkundenliste.
Wenn niemand die Termine wahrnehmen kann. Der häufigste Grund für Abbrüche, und er hat nichts mit uns zu tun: Der Vertrieb ist ausgelastet, die Termine bleiben liegen, nach drei Monaten ist die Stimmung beim Interessenten verbraucht. Klären Sie vorher, wer fährt.
Wenn Sie unter Druck stehen. Kaltakquise liefert ab Woche vier bis acht die ersten Termine und ab Monat drei verlässlich. Wer im nächsten Monat Umsatz braucht, ist damit falsch bedient — da hilft der Bestandskunde und nicht die Liste. Welcher Weg wann liefert, steht im Leitfaden Inbound oder Kaltakquise.
Klartext zu den Kosten.
Warum gibt es keinen Preis je Termin?
Weil wir dann anfangen würden, Termine zu zählen statt zu prüfen. Wer je Termin bezahlt wird, hat jeden Monat einen guten Grund, die Messlatte etwas tiefer zu hängen — und der Verkäufer fährt hin. Wir rechnen nach Aufwand: bis zu 300 Anrufe im Monat, jeder dokumentiert. Was daraus wird, sehen Sie im wöchentlichen Bericht.
Was passiert, wenn in einem Monat gar kein Termin zustande kommt?
Das kommt vor, meist im ersten oder zweiten Monat oder in der Ferienzeit. Dann steht im Bericht, was stattdessen entstanden ist: erreichte Ansprechpartner, notierte Einwände, Wiedervorlagen mit Datum. Das ist der Arbeitsvorrat, aus dem die späteren Termine kommen. Wenn nach vier Monaten immer noch nichts trägt, liegt es nicht am Telefon, sondern am Markt oder am Angebot — dann sagen wir das.
Ist ein Callcenter mit 150 Euro je Termin nicht günstiger?
Nur, wenn beide dasselbe unter einem Termin verstehen. Rechnen Sie nach: Fünf Termine zu 150 Euro sind 750 Euro. Wenn davon einer trägt und vier Verkäufertage kosten, haben Sie 750 Euro plus vier halbe Tage Ihres Außendienstes ausgegeben — das sind schnell 2.000 Euro für ein Ergebnis. Der Unterschied liegt nicht im Stundensatz, sondern darin, ob vor der Übergabe jemand geprüft hat.
Können wir mit weniger als 2.490 Euro anfangen?
Ja, über den Dauerauftrag ab 890 Euro im Monat. Da ist das Anrufkontingent kleiner, dafür läuft es dauerhaft statt in Wellen. Ehrlich gesagt: Unter 800 Euro im Monat sind Sie bei uns falsch — dann bringt ein einzelnes Projekt mehr als ein Dauerauftrag, der zu dünn ist, um zu wirken.
Wie lange dauert es, bis sich das gerechnet hat?
Das hängt an Ihrem Auftragswert und Ihrer Abschlussquote — der Rechner weiter oben sagt es Ihnen für Ihre Zahlen. Als Faustregel: Wenn aus zehn Terminen ein Auftrag wird, brauchen Sie bei zwölf Monaten Laufzeit etwa vier bis fünf Abschlüsse, damit die Rechnung deutlich aufgeht. Bei Geräten im fünfstelligen Bereich reicht oft schon der erste.
Was kostet es, wenn wir vorher nicht sicher sind?
Das Erstgespräch nichts. Dreißig Minuten am Telefon reichen, um Ihren Markt, Ihren Auftragswert und Ihre Abschlussquote durchzugehen. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sagen wir Ihnen das im selben Gespräch — das ist billiger für beide Seiten als ein Vertrag, der nach vier Monaten endet.
Rechnen Sie Fremdkosten auf?
Nein. Was wir für Sie einkaufen — Adressen, Werkzeuge, Lizenzen — geben wir zum Einkaufspreis weiter. Was Sie sehen, ist unsere Arbeitszeit. Die vollständige Übersicht steht unter Preise.
